VURAL
ESCAENContacte
← Tots els articles

Fitxa de client de perruqueria: què incloure i com portar-la

20 d’octubre del 2026

Perruquera registrant informació a la fitxa d'un client

Una bona fitxa de client de perruqueria és curta, ordenada i serveix per reservar. Recull el que necessites per fer el servei (contacte, serveis, preferències, notes útils) i res més. Tot el que hi afegeixis ha de tenir una raó clara. Aquesta guia t'explica què hi has de posar, què no has de demanar sense una bona causa, quant temps l'has de guardar i com fer que alimenti la teva agenda en lloc de ser un calaix de notes.

Vural
Connecta les teves reserves amb WhatsApp
Vural gestiona reserves i consultes bàsiques per WhatsApp fins i tot fora de l'horari laboral, respectant les condicions i els preus del teu negoci.
Coneix Vural

TL;DR

  • Una fitxa útil separa tres capes: dades per reservar, preferències del servei i dades sensibles (només si calen).
  • Les al·lèrgies o reaccions a un producte poden ser rellevants en una perruqueria, però són dades de salut i demanen una base legal i més cura.
  • No hi ha un termini únic de conservació: el fixes tu segons la finalitat i el mantens tan curt com sigui possible.
  • Una fitxa connectada a l'agenda i a WhatsApp estalvia temps, però la responsabilitat sobre les dades continua sent teva.
  • Si la fitxa no alimenta regles d'agenda (durada, professional, senyal), és un arxiu, no una eina.

Taula de continguts

Per a què serveix la fitxa (i per a què no)

La fitxa respon tres preguntes quan un client torna o escriu:

  1. Qui és i com hi contacto?
  2. Què se li va fer l'última vegada i què prefereix?
  3. Quant temps i quins recursos necessita la seva propera cita?

Si la teva fitxa no ajuda a respondre alguna de les tres, hi sobra informació o hi falta estructura. Una fitxa no és un diari del client ni un lloc on apuntar opinions sobre la seva vida. I no és un lloc on guardar coses «per si de cas»: la protecció de dades va just en la direcció contrària.

El Comitè Europeu de Protecció de Dades (EDPB) resumeix els principis que s'apliquen a qualsevol negoci petit: licitud i transparència, limitació de la finalitat, minimització, exactitud i limitació del termini de conservació. Traduït al teu saló: la pregunta no és «què més puc apuntar?», sinó «què necessito per a aquesta finalitat?».

Què ha d'incloure la fitxa de client

La regla pràctica és pensar en tres capes.

Capa 1: dades per reservar

És el mínim per gestionar la cita. Una fitxa de perruqueria hauria d'incloure com a mínim:

  • Nom i telèfon.
  • Canal de contacte preferit (WhatsApp, trucada).
  • Serveis fets o demanats.
  • Professional preferit.
  • Dates de les cites, passades i propera.

Fixa't en el que no hi apareix: adreça postal, DNI, data de naixement completa. Si no les fas servir per fer el servei, no les demanis. Un correu electrònic només té sentit si de debò el fas servir per a alguna cosa.

Capa 2: preferències del servei

Aquí hi ha el que fa que el client senti que el coneixes:

  • Fórmula de color i temps d'exposició de l'última vegada.
  • Productes utilitzats i marques.
  • Llargada o tall habitual, i què no vol que li facis.
  • Tipus de cabell i de cuir cabellut, en termes de servei (greixós, fi, arrissat).
  • Durada real del servei per a aquella persona.
  • Preferències de tracte: si prefereix silenci, si va amb pressa, si li agrada el cafè.

La durada real és una dada molt infravalorada. Si amb una clienta sempre trigues 20 minuts més del previst en el color, la fitxa ho ha de reflectir, perquè l'agenda no prometi forats impossibles.

Capa 3: dades sensibles

Aquí cal aturar-se i pensar. Si la fitxa recull al·lèrgies, malalties, medicació o qualsevol dada que reveli l'estat de salut, parlem de dades de categoria especial. L'AEPD explica que les dades de salut estan especialment protegides i que tractar-les està prohibit tret que es doni una de les circumstàncies de l'article 9 del RGPD, com ara el consentiment explícit. La mateixa agència detalla les bases de legitimació per a categories especials.

En una perruqueria, això es tradueix així:

  • No demanis l'historial mèdic per rutina.
  • Sí que pot ser raonable registrar que una clienta va tenir una reacció a un tint concret, perquè afecta la seguretat del servei. Demana-ho amb consentiment explícit i explicant per a què ho guardes.
  • Apunta el mínim: «reacció al tint X, evitar» n'hi ha prou. No cal un relat.

Exemple de fitxa, camp per camp

Així podria quedar una fitxa lleugera i estructurada:

Bloc Camp Per a què el fas servir Reserva Nom i telèfon Contactar i confirmar Reserva Canal preferit Triar com escriure Reserva Professional habitual Oferir el forat correcte Servei Últim servei i data Proposar la propera cita Servei Fórmula, productes, notes tècniques Repetir el resultat Servei Durada real Bloquejar el temps adequat Regles Senyal o política de cancel·lació Protegir el forat Sensible Reacció a un producte (només si escau) Seguretat del servei Legal Data i forma del consentiment Poder demostrar-ho

Fixa't que l'última fila és tan important com les altres: si demanes el consentiment, has de poder demostrar-ho.

Paper o digital: què canvia

La fitxa de cartolina ha funcionat durant dècades. Els seus problemes són coneguts:

  • Només la pot consultar qui sigui al saló.
  • És fàcil de perdre o que la vegi qui no ha de veure-la.
  • No es connecta amb l'agenda, així que la durada i les preferències no ajuden a donar cites.
  • Suprimir dades a temps és incòmode, i gairebé ningú no ho fa.

Una fitxa digital resol la consulta i el control d'accessos, però no et treu responsabilitat. Si fas servir un programa o un assistent, continues sent tu qui decideix per a què s'utilitzen les dades i durant quant temps. Tria una eina on puguis editar, exportar i esborrar la fitxa d'un client concret sense barallar-te amb el sistema.

Com dissenyar la fitxa al voltant de la teva agenda

La fitxa rendeix més quan segueix tot el recorregut del client, no quan és una foto fixa:

  1. Alta: nom, telèfon, canal i avís de privacitat.
  2. Primera reserva: servei, professional, durada prevista.
  3. Confirmació i recordatori: segons el que prefereixi el client.
  4. Assistència: marques si va venir, si va arribar tard o si no es va presentar.
  5. Registre breu del resultat: fórmula, temps, observacions útils.
  6. Propera cita: interval recomanat per a aquell servei.
  7. Cancel·lació o llista d'espera: què passa amb el forat.

La clau és que la fitxa alimenti regles d'agenda: durada real, professional preferit, recursos necessaris (rentacaps, cabina), marge entre cites, política de cancel·lació, senyal i horari d'atenció. Amb aquestes regles clares, qui reserva (una persona o un assistent) només ofereix opcions vàlides.

Si et preocupen els clients que no es presenten, la fitxa també t'ajuda: un client amb diverses absències pot requerir senyal, i un de fidel pot tenir més marge. Tenim una guia sobre com reduir les absències amb les cites per WhatsApp i una altra sobre el pagament per avançat en cites.

El mateix passa amb els forats que queden lliures. Quan algú cancel·la, el sistema ha de saber a qui oferir-lo i amb quines condicions. Alguns negocis d'altres sectors, com els clubs de golf, ja treballen amb temporitzadors de retenció de reserva i sales d'espera, que mostren com un forat es pot reservar uns minuts per a una persona abans de passar a la següent. La idea es trasllada bé a una perruqueria amb llista d'espera.

WhatsApp i la fitxa: el que has de vigilar

Molts clients reserven per WhatsApp, i és lògic que part de la fitxa neixi allà. Però un xat no és una fitxa, ni un consentiment.

Aquestes són les pautes que marca l'INCIBE per fer servir WhatsApp a l'empresa:

  • Informa el client de qui tracta les seves dades, per a què i amb quina base jurídica.
  • Fes servir WhatsApp preferentment per a comunicació informativa i avalua'n els riscos abans d'implantar-lo.
  • No afegeixis clients a grups automàticament ni facis servir caselles premarcades.

Hi ha una confusió molt habitual: tractar qualsevol conversa com un permís per fer màrqueting. La cita es pot basar en la relació amb el client, però la publicitat necessita una base vàlida. L'AEPD recorda que el consentiment ha de ser una acció afirmativa clara, no tàcit. Segons l'INCIBE, per a les comunicacions comercials la LSSI exigeix una autorització prèvia o una relació contractual prèvia en les condicions legals, i una baixa senzilla i gratuïta.

A la pràctica:

Si vols veure el flux sencer, l'expliquem a reserves per WhatsApp: com rebre-les i automatitzar-les.

Quant temps s'ha de guardar la fitxa

No hi ha una durada única i automàtica per a totes les fitxes. La Comissió Europea indica que les dades s'han de conservar durant el menor temps possible, tenint en compte els motius del tractament i les obligacions legals de conservació.

Et proposem un mètode senzill:

  • Defineix un termini intern per tipus de dada (contacte, historial de serveis, notes sensibles, consentiments).
  • Fixa una data de revisió, per exemple anual, per netejar les fitxes de clients que no tornen.
  • Actualitza el que canvia: telèfons nous, preferències, professional.
  • Quan toqui suprimir, recorda que la LOPDGDD preveu el bloqueig de les dades, limitat a atendre possibles responsabilitats, abans de la destrucció definitiva.

El termini concret que triïs és decisió teva i has de poder justificar-lo. Si tens dubtes sobre un cas particular, consulta la teva gestoria o un delegat o assessor de protecció de dades.

Si treballes en fisioteràpia o en una clínica dental

El llistó puja. Una fitxa de fisioteràpia o d'una clínica dental conté dades de salut per definició, i aquí entren obligacions sanitàries que no es poden resumir en un paràgraf. El que sí que convé saber:

  • Documentar l'atenció sanitària i complir amb la privacitat són obligacions relacionades, però no són el mateix document ni tenen sempre la mateixa base jurídica. L'AEPD ho explica a la seva pregunta sobre el consentiment dels pacients.
  • Separa la fitxa d'agenda (nom, telèfon, tipus de cita, durada) de la història clínica. L'assistent que gestiona les cites no necessita llegir l'historial mèdic.
  • Defineix quan l'assistent passa la conversa a una persona: dubtes clínics, urgències o preguntes sobre un tractament.

Per al teu cas concret, parla amb el responsable de protecció de dades de la teva clínica o amb un advocat especialitzat en sanitat.

Errors freqüents

  • Demanar massa a la primera visita. Un formulari llarg espanta i gairebé ningú no el fa servir després.
  • Notes lliures inacabables. Si ningú no les consulta, sobren. Millor camps curts i fixos.
  • Barrejar dades sensibles amb notes de color. Separa-les per controlar qui les veu.
  • Oblidar l'avís de privacitat. El client ha de saber qui tracta les seves dades i per a què.
  • No actualitzar. Un telèfon antic és un recordatori que no arriba.
  • Fotos d'abans i després sense permís. Demana un consentiment separat i específic per a cada ús, i distingeix entre la fitxa interna i les xarxes socials.
  • Pensar que un negoci petit no compta. Les autoritats europees també sancionen negocis de serveis: l'EDPB recull el cas d'un saló de depilació multat a Noruega amb 10.000 euros per videovigilància sense base jurídica ni prou informació.

La nostra perspectiva

En els negocis amb cita prèvia es repeteix un patró: la fitxa té dades de sobres i regles de menys. Una perruquera sap que amb la clienta dels dijous el color li porta una hora i mitja, però l'agenda no ho sap. Resultat: forats mal calculats, esperes i missatges per WhatsApp a les onze de la nit que ningú no contesta.

La nostra perspectiva — esquema general

Per això defensem una fitxa curta que es converteixi en regles: durada, professional, senyal, política de cancel·lació. Amb això, un assistent pot contestar per WhatsApp a qualsevol hora, oferir només forats vàlids i mantenir el to del teu negoci. També creiem que la privacitat no és un fre: una fitxa mínima i ben ordenada és més fàcil de protegir, de mantenir i de fer servir.

I un avís honest: cap eina no t'allibera de la teva responsabilitat. Tu decideixes quines dades es guarden, quant temps i qui les veu. Nosaltres ens ocupem que aquest criteri s'apliqui cada dia sense que hagis d'estar pendent del mòbil.

Com ho resol Vural

Vural és un assistent virtual amb IA que gestiona la teva agenda i les teves reserves per WhatsApp. Reserva, canvia i anul·la cites, guarda la fitxa de cada client (cites anteriors, notes i preferències) i respecta les teves condicions i els teus preus. Als plans Pro i Premium manté una llista d'espera i ofereix els forats cancel·lats a qui espera, i al Premium cobra la paga i senyal amb Stripe en reservar. Es connecta amb Google Calendar. No cobrem comissions per reserva ni hi ha permanència.

Hi ha quatre plans: Inicial (79 € al mes), Esencial (199 € al mes), Pro (399 € al mes) i Premium (999 € al mes), sense IVA. Ho deixem muntat amb les teves dades: la posada en marxa és un pagament únic a preu fix (480 € a Inicial, 900 € a Esencial, 1.200 € a Pro i des de 1.800 € a Premium) i la quota comença quan ja funciona. Mira'n els detalls a vural.io o comença pel nostre article sobre el missatge d'absència a WhatsApp.

Preguntes freqüents

Quines dades mínimes ha de tenir la fitxa d'un client de perruqueria?

Nom, telèfon, canal de contacte, serveis fets o demanats, professional preferit, dates de cita i les preferències o observacions que necessitis per fer el servei. Tota la resta, només si té una finalitat concreta. Com menys coses innecessàries guardis, més fàcil serà protegir-les.

Puc apuntar al·lèrgies a la fitxa?

Pots, però són dades de salut i estan especialment protegides. Registra només el que calgui per a la seguretat del servei, com ara una reacció a un producte concret, i fes-ho amb consentiment explícit i informació clara. No les demanis per sistema a tots els clients.

Durant quant temps he de guardar l'historial de clients?

No hi ha un termini únic. Has de fixar terminis interns per tipus de dada, guardar-les el menor temps possible i revisar-les periòdicament. En suprimir-les, pot correspondre un bloqueig limitat a possibles responsabilitats abans de la destrucció.

N'hi ha prou que el client m'escrigui per WhatsApp per enviar-li promocions?

No. Que t'escrigui per reservar no equival a un permís per fer-li publicitat. Necessites una autorització activa, informada i demostrable, i oferir una baixa fàcil i gratuïta. Els recordatoris d'una cita ja reservada són una altra cosa, perquè són informatius.

Pot un assistent amb IA portar la fitxa dels meus clients?

Pot gestionar cites, recordar preferències i respondre consultes bàsiques, sempre dins de les regles que tu defineixis. El negoci continua sent responsable del tractament, així que convé limitar el que llegeix l'assistent, definir quan passa la conversa a una persona i evitar dades confidencials al xat.

Fonts

Més articles